Účetnictví bez papírů v BMD Business Software


Ing. Petr Hanzal, Ph.D. 

V odborných médiích se v poslední době často setkáváme s vizí bezpapírové účetní kanceláře. Málokdo si však takto vedenou kancelář dovede reálně představit, natož aby někdy něco takového spatřil na vlastní oči. Většina lidí má představu, že takovýto způsob zpracování účetních dokladů je problematický jak z technického, tak z legislativního hlediska. Stále se ještě setkáváme s očekáváním většiny pracovníků, že všechny důležité doklady musí existovat v tištěné formě a vybavené razítky a vlastnoručními podpisy odpovědných osob. Skutečností však také je, že naše legislativní prostředí takové „bezpapírové účtování" nejen toleruje, ale i aktivně podporuje. Také BMD business software se aktivně zapojilo do této velmi důležité oblasti, která umožňuje automatizovat řadu činností při zpracování účetních dokladů. Než se pustíme do vlastního vysvětlení „bezpapírového" účtování v BMD, je nutno si vysvětlit několik základních pojmů, které s tímto souvisí.


Podpora elektronických dokladů od výrobců ekonomických informačních systémů - ISDOC

V říjnu 2008 byla podepsána deklarace o společném postupu v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR. Deklarace vyjadřuje formální závazek jednotlivých výrobců ekonomických SW systémů vybudovat do jednoho roku společný standard pro elektronickou fakturaci. K  deklaraci se dodnes připojily téměř všechny firmy, působící na českém trhu a produkující ekonomický SW. Zjednodušeně řečeno, výrobci ekonomických a podnikových softwarů naimplementovaly podporu jednotné formy exportu a přijímání elektronických dokladů, což umožnilo vzájemnou komunikaci a bezproblémovou výměnu elektronických dokladů napříč platformami různých výrobců, uživatelů z řad firem a jednotlivců a státní správy. Uvedený standard byl uveden pod obchodním označením „ISDOC". Ani BMD nezůstalo v tomto ohledu pozadu. Zabudování výše zmíněného formátu bylo do BMD provedeno do modulu kontroly DF již v roce 2012.

ISDOC technicky představuje spojení dvou soborů. První soubor obsahuje grafický obrázek dané faktury, včetně případných elektronických podpisů a druhý XML soubor, obsahuje strukturovaně uložené data z faktury (datum dokladu, číslo dokladu, DIČ příjemce, DIČ vystavovatele, atd.).


Co je to vlastně QR kód ?

QR kód (anglicky: QR Code) je prostředek pro automatizovaný sběr dat. Zkratka vychází z anglického „Quick Response", tedy kódy rychlé reakce. QR kód dokáže zakódovat mnohem větší množství dat, než klasický EAN čárový kód. Specifikace QR kódů je od června 2000 standardem ISO 18004. Standard byl upraven v roce 2006. Kódy jsou určeny pro počítačové zpracování, využívají velké množství technik předcházejících chybám interpretace. Kód přestává být čitelným až po odstranění či znečištění velké části kódu. Algoritmům rozpoznávání kódu nevadí otáčení kódu ani inverze barev, kód nevyžaduje velký kontrast barev. Kódy jsou definovány v 40 velikostních verzích (od 1 do 40). Kód je tvořen čtvercovou mřížkou bodů a skládá se z několika informačních vrstev, které slouží různým účelům a používají různé algoritmy. Zdroj Wikipedia.

QR kód může obsahovat písmena nebo čísla je schopný pojmout různé množství informací podle obsahu: 

Typ obsahu             Počet znaků   

Číslice                      7 089   

písmena a číslice     4 296   

8bitová data            2 953

 

Zdroj: Wikipédia


Co je to QR Platba, QR Faktura a QR Platba + Faktura ?

QR Platba je QR kód, vytištěný přímo na těle faktury. Usnadňuje vyplnění platebního příkazu v bankovní aplikaci, nebo v účetním systému, při evidování došlé faktury. Už není nutné složitě přepisovat číslo účtu, variabilní symbol a další údaje při evidenci nebo platbě faktury. Stačí vyfotit QR kód z faktury chytrým telefonem, nebo ji nechat přečíst účetním softwarem a platební příkaz v bankovní aplikaci se vyplní automaticky. Pro načítání účetních dat z faktur do účetních programů je možné s QR Platbou integrovat QR Fakturou. Na následujícím obrázku je zobrazení QR platby. 


qr-platba-clanek.jpg


Zobrazený QR kód platby obsahuje následující informace:

SPD*1.0*ACC:CZ5608000000000002171532*AM:1599.00*CC:CZK*MSG:ALZA.CZ*X-VS:1234567890

Význam jednotlivých zkratek QR Platby : ACC – IBAN, AM – částka, CC- měna, MSG – zpráva, X-VS – variabilní symbol

QR Faktura je QR kód, vytištěný přímo na těle faktury. Jedná se o standard formátu navrženého pro přenos a sdílení základních hlavičkových účetních údajů z faktur a jiných účetních, či daňových dokladů. Výhoda použití QR Faktury spočívá především v automatizovaném přenosu údajů z faktur do účetních systémů bez zásahu lidského faktoru. Tím se jednak zvýší komfort pro zpracovatele dokladů, ale také se sníží počet špatně zadaných údajů a náklady na jejich dohledávání, případně vymáhání. Uživatel, vybavený čtečkou QR kódu a účetním programem s podporou QR Faktury, místo ručního typování údajů naskenuje z papírové faktury QR kód a tím se mu „předvyplní" příslušná pole účetního záznamu v účetním programu. Uživatel může údaje zkontrolovat a případně opravit. Tím nejen roste uživatelská spokojenost, ale také klesá chybovost zadání. Při přípravě standardu QR Faktury byly plně využity možnosti integrace s již zavedenou a rozšířenou QR Platbou. Na faktuře tak bude k dispozici stále jen jeden QR kód, který obsahuje jak platební údaje pro zadání bankovního platebního příkazu, tak účetní údaje pro účetní programy.  Softwarové firmy, nabízející ekonomické a účetní programy, již nyní pracují na zapracování QR Faktury do svých produktů, aby uživatelé, zejména zpracovatelé papírových faktur na straně daňových poradců, účetních nebo podnikatelských subjektů, mohli částečně zautomatizovat jejich zpracování. Výhodou je především úspora času a snížení chybovosti při ručním zpracování.  QR faktura byla představena 14.6.2016 na tiskové konferenci KDP. Zdroj KDP. 

Na následujícím obrázku jsou znázorněny QR kódy faktury a faktury + platby. 


qr-faktura-clanek.jpg


Zobrazené QR kódy obsahují následující informace:

QR Faktura:

SID*1.0*ID:012150672*DD:20151201*TP:0*AM:495.00*VS:012150672*VII:CZ60194383*INI:60194383*VIR:CZ12345678*DUZP:20151201*DT:20151217*TB0:409.09*T0:85.91*CC:CZK*ACC:CZ3103000000270016060243*

QR Faktura+ Platba:

SPD*1.0*CC:CZK*ACC:CZ3103000000270016060243*AM:495.00*DT:20151217*X-VS:012150672*X-INV:SID%2A1.0%2AID:012150672%2ADD:20151201%2ATP:0%2AVII:CZ60194383%2AINI:60194383%2AVIR:CZ12345678%2ADUZP:20151201%2ATB0:409.09%2AT0:85.91*

Význam jednotlivých zkratek:

ID – číslo dokladu, DD- datum vystavení dokladu, TP – typ dokladu (0 – běžný), AM – celková částka dokladu k úhradě, VS – variabilní symbol, VII – DIČ výstavce, INI – IČO výstavce, VIR – DIČ příjemce, DUZP – datum uskutečnění zdanitelného plnění, DT – datum splatnosti, TB0 – částka základu DPH v CZK, T0 – částka DPH v CZK, CC – měna, ACC – IBAN, X-INV -zbytek řetězce QR Faktury kódován tak, že všechny znaky '*' jsou nahrazeny skupinou znaků '%2A', dle standardu QR Platby.

QR Faktura + platba je QR kód, vytištěný přímo na těle faktury, umožňující snadno načíst účetní data z faktur do účetního programu naskenováním QR kódu na faktuře. Dochází tím ke snížení možnosti chybného zadání důležitých údajů, jako je číslo faktury, datum splatnosti, DUZP, základ daně a daň, datum vystavení a další. Díky integraci s QR Platbou je na faktuře jen jeden QR kód jak pro platební údaje, tak pro účetní data.


Proces zpracování elektronických dokladů v informačním systému BMD

A nyní se pojďme podívat na to, jak BMD integrovalo řešení QR kódů i elektronického formátu ISDOC do svého produktu. Doklady na vstupu mohou být doručeny do firmy jak elektronickou poštou, případně datovou schránkou, tak konverzí příchozích papírových dokladů do elektronické formy. 

BMD na vstupu podporuje tři principy načítání elektronických dokladů:

Import došlé faktury ve formátu ISDOC v kontrole DF (již zabudováno).

Při importu došlé faktury ve formátu ISDOC se automaticky „předplní" vybraná pole obrazovky kontroly došlých faktur z údajů z faktury a zároveň se daný dokument nabídne k uložení do elektronického archivu.

Naskenování došlé faktury a její přečtení pomocí OCR (již zabudováno).

Při oskenování či otevření elektronické verze došlé faktury je možné „vytěžit" fakturu pomocí tlačítka „Rozpoznání OCR" (znázorněno v červeném rámečku) a prostřednictvím předdefinovaných šablon, které je nutné si předtím připravit, se „předplní" vybraná pole obrazovky (znázorněno v zeleném rámečku).

Naskenování došlé faktury a přečtení QR kódu pro QR fakturu, případně QR fakturu + platbu (v procesu programování).

Při oskenování či otevření elektronické verze došlé faktury je možné „vytěžit" fakturu pomocí tlačítka „Rozpoznání kódu QR" (znázorněno v modrém) se „předplní" vybraná pole obrazovky (znázorněno v zeleném rámečku).

Následně je možné u posledních dvou případů vybrat typ zpracování (znázorněno v žlutém rámečku), který určuje, zda bude faktura poslána přímo do účetnictví, nebo do kontroly došlých faktur. Zároveň je faktura vždy uložena do elektronického archivu. 


qr-faktura-clanek2.jpg


Pokud je faktura zpracovávána v modulu kontroly došlých faktur, lze automatizovat proces zpracování elektronických dokladů zavedením konkrétních rozhodovacích postupů – tzv. workflows, který je zobrazen na následujícím obrázku. 


qr-faktura-clanek3.jpg


Workflow je schéma provedení komplexnější činnosti (procesu), rozložené do jednodušších, na sebe navazujících kroků a vazeb. Obvykle se tímto pojmem popisuje technologie řízení podniků, projektů, či zpracování dokumentů. Jinými slovy, workflow v našem případě stanovuje přesná pravidla schvalování příchozích faktur ve firmě, až do okamžiku jejich převzetí účtárnou. Oválné obrazce představují začátek a konec schvalovacího procesu; kosočtverce představují rozhodovací bloky neboli „výhybky", které dále větví hlavní proces na základě různých kritérií. Typickým kritériem může být částka dokladu, která odpovídá i kompetenci příslušného schvalovatele. Jednotliví pracovníci jsou pak reprezentováni symboly čtverce. Jakmile je faktura založena do archivu a je jí přiřazen schvalovací postup, je první pracovník v posloupnosti informován e-mailem, že v systému existuje faktura, čekající na jeho schválení. Po schválení je faktura předána dalším pracovníkům v pořadí, kteří provedou další posouzení. Je jasné, že systém správně a logicky definovaných workflow přináší jak vysokou transparentnost schvalovacího procesu faktur, tak možnost kdykoliv získat aktuální informaci o stavu jednotlivých faktur, evidovaných informačním systémem. Jakmile je schvalovací proces ukončen, informační systém předá fakturu do účtárny. Na dalším obrázku je ukázka propojení dokladu s účetním deníkem. 


qr-faktura-clanek4.jpg


Propojení elektronického archivu a finančních modulů BMD představuje výraznou úsporu času při případném vyhledávání uvedeného dokladu v šanonech, jelikož je možné si kdykoliv tyto doklady zobrazit v detailním náhledu tak, jak byly naskenovány nebo přijaty do firmy. Obdobné funkce jsou k dispozici i v přehledu položek na účtu, případně v saldokontu odběratelů či dodavatelů, v nákladovém účetnictví i controllingu.

Při vystavování vlastních dokladů informačním systémem je situace jednodušší. Na všechny vystavené doklady v modulech fakturace a evidence výkonů s fakturací je možno doplnit QR kód, či je vygenerovat jako ISDOC a ty potom jednak odeslat odběratelům a zároveň je uložit do elektronického archivu (ISDOC je zabudován, QR kód je ještě v procesu programování). 


Archivace elektronických dokladů

Elektronický archiv vy BMD software zajišťuje archivaci a správu elektronických dokladů. Jeho velmi důležitou částí jsou funkce pro rychlé vyhledání archivovaných dokladů. Archív, obsahující několik desítek tisíc až miliony dokladů, musí také nabídnout rychlé a intuitivní vyhledání požadovaných dokladů. Doklady lze vyhledávat na základě mnoha kritérií: Těmi nejčastějšími bývají číslo dokladu, datum dokladu, odběratel, dodavatel, kategorie dokladu, referent, instituce, zaměstnanec, projekt, středisko, případně klíčová slova, viz. další obrázek. Archivační modul nabízí i speciální pomůcky pro vlastní definici vyhledávacích klíčů, nebo tzv. „průzkumník archivu". Na následujícím obrázku můžete vidět členění archivu dle odběratelských účtů. 


qr-faktura-clanek5.jpg

Závěrem

Dnes jsou prakticky všechny doklady na straně dodavatelské i odběratelské vytvářeny a zpracovávány s využitím informačních technologií. Přestože je v ČR k dispozici legislativa, podporující „bezpapírové účtování" či spíše „bezpapírovou kancelář" a trh již nabízí pokročilé informační systémy s podporou těchto činností, neexistuje jednoznačná odpověď na otázku, kdy se doklady v převážné míře přestanou tisknout a posílat poštou. Setrvačnost v přístupu „co je na papíře, to je pravda" je velká. Ještě mnoho ekonomických pracovníků si ještě jen stěží dokáže představit, že by měli pracovat s doklady, kterých se nelze dotknout a držet je v ruce. Nicméně doba se mění a stále více firem uvažuje o zavedení tohoto způsobu práce s doklady, neboť pozitiva, která implementace tohoto postupu přináší, jsou jasná: nižší spotřeba papíru a tím snížení nákladů na režii, rychlé, plně konfigurovatelné a automatizované možnosti řízení toku dokladů firmou, prakticky okamžitá úspora kancelářských prostor, potřebných pro archivaci dokladů, a operativnější manipulace s elektronickými doklady. 

Hledáte spíše individuální řešení?

Chcete dostávat další informace?